Portal para conselheiros deve ganhar espaço na gestão das companhias

Sistema eletrônico torna troca de informações mais eficiente e segura.

Por Fernando Torres, de São Paulo
08/02/2010
Davilym Dourado/Valor

O crescimento do Novo Mercado da Bovespa, hoje com mais de 100 empresas, gerou uma forte expansão no número de conselheiros de administração independentes, ou que não vivem o dia a dia das companhias. Apesar de ser muito positivo em termos de governança empresarial, esse movimento trouxe um problema para as companhias. Elas precisam tornar eficientes e seguras as tarefas de manter esses administradores informados sobre o desempenho da empresa, enviar documentos sigilosos para serem apreciados, facilitar a comunicação entre os conselheiros e convocar reuniões de conselho.

A Firb, empresa que presta consultoria de de relações com investidores, está lançando um sistema basedo na internet, chamado de Portal de Governança, que tem como objetivo resolver essas questões. As primeiras propostas comerciais foram entregues e a empresa aguarda uma resposta para começar a implantação.

Além da Firb, a concorrente MZ Consult também finaliza a estruturação de uma ferramenta semelhante, que pretende lançar ainda no primeiro semestre, segundo o diretor de tecnologia da empresa, Bruce Ledesma. Sem ser da área de relações com investidores, a Do More! também oferece um sistema que atende a esses necessidades, baseado na plataforma Sharepoint da Microsoft. Algumas empresas desenvolveram ferramentas próprias para a mesma função, como é o caso da Natura.

O uso de sistemas desse tipo é recomendado pelo código de melhores práticas do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC) e também deve constar do código de autorregulação da Associação Brasileira das Companhias Abertas (Abrasca).

O incentivo à adoção desse tipo de ferramenta decorre do fato de que, embora a gestão das empresas brasileiras tenha se modernizado muito nos últimos anos, alguns processos continuam sendo feitos de forma improvisada, sem padrão de segurança e qualidade. E em muitas companhias, esse ainda é o caso das reuniões de conselho de administração.

As convocações, por exemplo, são feitas de modo informal, via e-mail ou por telefone. Da mesma forma, a documentação necessária para o conselheiro externo se preparar para o encontro acaba sendo enviada por e-mail ou é entregue em mãos por um mensageiro.

Além da falta de segurança, esse tipo de processo gera problemas de comunicação e provocam faltas de conselheiros, que podem não receber os recados sobre as reuniões.

O objetivo de todos esses sistemas é tornar as reuniões dos conselhos mais estruturadas, formais e seguras. "Esse processo hoje é arcaico dentro das empresas. Elas têm os sites de relações com investidores com as informações abertas para todos, mas não tem esse espaço para o conselho de administração", diz Arleu Anhalt, presidente da Firb.

Segundo ele, o próprio uso da ferramenta acaba gerando uma organização maior nas reuniões de conselho e também na relação entre os administradores.

Na opinião de Gilberto Mifano, vice-presidente do IBGC e ex-presidente do conselho de administração da BM&FBovespa, daqui a poucos anos o uso de um sistema desse tipo será praticamente obrigatório para as companhias. "Sou fã dessa ferramenta. Acho que ajuda muito no trabalho do conselheiro, principalmente daquele independente, que não está todo dia na empresa", diz Mifano.

Ele argumenta que, por mais que o conselheiro seja ativo, ele acaba indo à companhia duas vezes no mês, uma para a reunião conselho e outra para o encontro de um comitê de assessoramento do qual participe. Dessa forma, ele não tem como acompanhar sempre com detalhes o que está ocorrendo, e o sistema eletrônico facilita isso.

O diretor de governança da Natura, Moacir Salzstein, conta que a empresa optou por desenvolver um sistema próprio para os conselheiros, porque não havia esse tipo de produto disponível quando a empresa decidiu usá-lo. "Fomos três anos atrás ao mercado e na ocasião não havia um produto pronto e bacana de prateleira", afirma.

O desenvolvimento do software acabou demorando e a empresa começou a usar o sistema no fim de 2008. "O portal é muito positivo para a governança. Seja pela facilidade de acesso em lugares remotos, seja por não depender tanto de enviar email, ou por ser possível estabelecer critérios de segurança, porque são informações sigilosas", diz Salzstein.

Apesar dos benefícios da ferramenta eletrônica, nem todos gostam muito da novidade. Segundo o diretor da Natura, o bom uso do portal depende muito do estilo e do perfil do conselheiro. "As pessoas da velha guarda não são tão entusiastas e fãs de entrar em um portal na internet", diz o executivo. "Mas isso também não me tira o sono, porque eu entendo esse comportamento e sei que não é uma particularidade da Natura. É quase que generalizado", acrescenta.

Entre as empresas que estudam usar o portal de governança lançado pela Firb está a Eternit, que está implementando também o sistema de assembleia via internet fornecido pela empresa de RI. O presidente e diretor de relações com investidores da companhia, Élio Martins, espera que o portal dê agilidade principalmente para as reuniões de comitês, que são mistos, envolvendo diretores, conselheiros e colaboradores. Para ele, uso desse tipo de novidade tem sido bem recebido pelo mercado.